Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserers Videokonferenz-Systems app²-meet auf der Basis von Jitsi Meet.

Version 1.0 vom 12.11.2020

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der angewendeten Videokonferenzsoftware Jitsi Meet.

Mit Jitsi Meet können Online-Meetings / Videokonferenzen mit Gruppen durchgeführt werden. Zur Einrichtung einer Konferenz ist eine Anmeldung der Organisatorin / des Organisators mit einer Kennung erforderlich, welche an Konferenzteilnehmer im Vorfeld vergebenen wird. Teilnehmen an Online-Meetings / Videokonferenzen können alle Personen, denen die Webadresse des Konferenzraums und ggf. das gesetzte Passwort mitgeteilt wird.

Mit der Datenschutzerklärung kommt der Anbieter seiner Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

Verantwortlicher und Kontaktdaten

app squared GmbH (Potsdam)
vertreten durch den Geschäftsführer Dirk E. Westerheide
Geschwister-Scholl-Straße 54
14471 Potsdam
https://www.app-squared.com
Email: info@app-sqaured.com

Betreiber von Jitsi Meet

app squared GmbH (Potsdam)
vertreten durch den Geschäftsführer Dirk E. Westerheide
Geschwister-Scholl-Straße 54
14471 Potsdam
https://www.app-squared.com
Email: info@app-sqaured.com

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Videokonferenz-Daten

Die Authentifizierung der Organisatorin / des Organisators einer Konferenz findet mit der vergebenen Kennungs und dem zugehörigen Passwort statt. Das eingegebene Passwort wird nicht in Jitsi Meet gespeichert, sondern bei jeder Anmeldung am System gegenüber dem im System verwendeten Authentifizierungsdienst geprüft. Bei jeder Anmeldung werden die folgenden Daten verarbeitet:

  • • Angaben zur Nutzerin / zum Nutzer: angegebener Name
  • • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Link, Passwort (optional)
  • • Konferenzdaten: Video-, Audio- und Bildschirmfreigaben, Textdatei des Online-Meeting-Chats, Meldungen / Hand heben (Teilnehmer*innen können ihre Video- und Audio-Übertragung deaktivieren / Kamera oder Mikrofon abschalten bzw. stummstellen, die Bildschirmfreigabe muss explizit erfolgen)
  • • Persönliche Einstellungen: Vollbildmodus, Videoqualitätseinstellung, Hintergrundschärfe, verwendete Geräte
  • • Sprecherstatistiken: Für alle Teilnehmer*innen sichtbar wird eine Statistik der Sprecherzeit erstellt.

Sämtliche Daten werden während einer Videokonferenz auf dem Systemen gespeichert und direkt nach Beendigung der Videokonferenz wieder gelöscht.

Log-Daten

Beim Aufruf einer Webseite übermittelt Ihr Browser an den Server grundsätzlich Daten Ihres abrufenden Geräts, bspw. die IP-Adresse, an die die Webseite-Daten zurückgeschickt werden sollen. Bei einer fehlerfreien Ausführung der Anforderung erfolgt keine Speicherung der vom Browser gesendeten Daten in den Logfiles. Im Fehlerfall werden folgende Daten vom Anbieter in gesicherten Log-Dateien gespeichert:

  • • abgerufene Webseite/-adresse
  • • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • • IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
  • • HTTP-Statuscode
  • • abgerufene Datenmenge
  • • Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers

Die Erhebung und Nutzung dieser sogenannten Log-Daten erfolgt lediglich zum Zweck des technischen Betriebs, des Aufspüren von Fehlern und deren Beseitigung. Die Daten werden nicht in Verbindung mit Namen oder E-Mail-Adresse ausgewertet. Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht.

Cookies

Cookies sind Dateien, die von dem Anbieter einer Webseite im Verzeichnis des Browserprogramms auf dem Rechner der Nutzerin / des Nutzers abgelegt werden können. Diese Dateien enthalten Textinformationen und können bei einem erneuten Seitenaufruf vom Anbieter wieder gelesen werden. Der Anbieter kann diese Cookies bspw. dazu nutzen, Seiten immer in der von der Nutzerin / dem Nutzer gewählten Sprache auszuliefern.

Cookies können mit einer Verfallszeit versehen werden. So werden bspw. Cookies, die nur in einer Sitzung verwendet werden oder deren Verfallszeit abgelaufen ist, beim Beenden des Browsers automatisch gelöscht. Das Speichern von Cookies können Sie in den Einstellungen des Browsers ausschalten, allerdings lassen sich die über die Cookies gesteuerten Funktionen dann nicht mehr nutzen. Sie können die im Browser gespeicherten Cookies einsehen und jederzeit auch einzelne Cookies löschen.

Jitsi Meet verwendet Cookies um personalisierte Einstellungen des Nutzers im Browser abzulegen, bspw. damit diese nicht bei jedem Aufruf neu eingegeben werden müssen (frei gewählter Name).

Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Online-Meetings / Videokonferenzen mit Jitsi Meet einzurichten und durchzuführen.

Jitsi Meet wird im Rahmen des betrieblichen Alltags, der Kundenbetreuung und -Gewinnung, Lehre und Verwaltung durch geeignete Informations- und Kommunikationstechnologien betrieben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e)., Abs. 3 DSGVO.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher der Anbieter unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Der Anbieter erhebt und verarbeitet die für den technischen Betrieb erforderlichen Log- Daten bzw. die anonymisierten Analysedaten zur Wahrung der technischen Sicherheit bzw. der Verbesserung der Systeme im Rahmen der Aufgabenerfüllung des Anbieters gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e)., Abs. 3 DSGVO. Die technisch erhobenen personenbezogenen Daten sind für die Auslieferung von Webseiten und für den sicheren Betrieb sowie die Optimierung der Webserver erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt.

Soweit eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet Gegenstand des Beschäftigungskontextes ist, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO; dies gilt auch für den Fall einer Einwilligung.

Datenübermittlungen

Die Videokonferenzdaten (Video, Audio, Chat, ...) werden unter den Teilnehmer*innen verteilt.

Darüberhinausgehende personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte.

Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, werden Daten in Drittländern ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO verarbeitet. In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert.

Löschung

Die Konferenzdaten und Sprecherstatistiken werden nicht über die Konferenz hinaus gespeichert. Angaben zur Nutzerin / zum Nutzer und Persönliche Einstellungen werden im Cookie / Speicherbereich des Browsers für weitere Konferenzen gespeichert. Die Cookies können jederzeit von den Nutzer*innen im Browser gelöscht werden, bzw. werden je nach Einstellung des Browsers nach dessen Schließen automatisch gelöscht.

Log-Daten werden für eine Dauer von längstens 14 Tagen gespeichert und dann gelöscht. Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen:

  • • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO);
  • • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO;
  • • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • • das Recht auf Datenübertragung nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO;
  • • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO

Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung

Findet die Verarbeitung auf Rechtsgrundlage einer Einwilligung statt, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Recht auf Beschwerde

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für den Anbieter zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärungen abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden.

Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.